Reúna certificado de liquidación firmado, acta notarial o denuncia, fotos con EXIF, parte al seguro y peritaje.
Presente parte al seguro en 7 días y monitorio con certificado si reclama cantidades.
Índice
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Resumen del proceso
El objetivo es reunir y enviar la documentación que permita abrir siniestro, iniciar monitorio o demanda en un plazo útil.
Siga este orden estricto para no perder legitimación o causar rechazo del seguro.
- Obtener acta notarial, fotos con EXIF y parte policial (72 horas).
- Solicitar certificado de deuda firmado por presidente o administrador.
- Presentar parte al seguro con peritaje inicial y fotos etiquetadas.
- Si procede, iniciar procedimiento monitorio aportando certificado y facturas.
-
Si la aseguradora rechaza, presentar reclamación en la DGSFP y preparar demanda.
-
0–72 horas: obtenga fotos originales con EXIF activado.
Tome acta notarial o, si no es posible, presente denuncia policial y guarde comprobante.
Documente nombres y matrículas si procede. -
3–10 días: solicite a la comunidad el certificado de liquidación firmado por presidente o administrador.
Copie el acuerdo de junta si existe. -
7 días: abra el parte de siniestro con la aseguradora.
Incluya fotos, inventario y, si procede, peritaje inicial. -
20 días: si reclama cantidades, presente procedimiento monitorio con certificado y facturas.
Conserve siempre originales, PDF/A de los envíos y constancias de registro electrónico o correo certificado.
Esta secuencia mantiene la cadena cronológica y los plazos legales.
Paso 1: certificado de deuda
El certificado de liquidación lo expide el presidente o el administrador de la comunidad y acredita cantidades debidas.
El certificado sirve como título ejecutivo para el monitorio cuando incluya importes, periodos y acuerdo de la junta.
El error más frecuente en este punto es presentar una anotación informal en lugar de un certificado firmado, lo que debilita el monitorio.
Funciona bien en teoría; en la práctica el juzgado exige documento formal con firma y acta de junta preferentemente.
Un caso habitual: una comunidad solicitó un monitorio sin certificado firmado → el juez rechazó la ejecución por falta de título ejecutivo.
El proceso se alargó 3 meses.
Quién lo expide
El presidente o el administrador emite y firma el certificado de liquidación.
Si ninguno firma, el certificado no tiene fuerza ejecutiva y la reclamación pierde eficacia.
Contenido mínimo y ejemplo
El certificado debe incluir identificación del inmueble, periodos impagados, importes e intereses.
Debe añadir el acuerdo de la junta si procede, firma y sello.
La Ley de Propiedad Horizontal (Ley 49/1960) respalda que la comunidad gestione cuotas.
A continuación hay un modelo listo para copiar y pegar. Sustituya los campos entre corchetes:
CERTIFICADO DE LIQUIDACIÓN DE CUOTAS
En [Localidad], a [Fecha].
La Comunidad de Propietarios [Nombre de la comunidad], con NIF [NIF], certifica que el/los propietario/s [Nombre/s], titular/es del piso [Número/Letra, dirección], adeuda/n la cantidad que se detalla a continuación:
Período: [Mes/Año] a [Mes/Año] Importe principal: [€] Intereses por mora: [€] (según acuerdo de la junta o legal aplicable) Total adeudado: [€]
La Junta de Propietarios, en acta de fecha [Fecha de acta], acordó reclamar las cantidades indicadas.
El presente certificado se expide a efectos de reclamación judicial y/o extrajudicial.
Firmado: [Nombre del Presidente o Administrador] Cargo: [Presidente/Administrador] Sello y firma
Contacto: [Teléfono / Email]
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Paso 2: documentación para la aseguradora
Para que la aseguradora admita un siniestro por ocupación se requiere parte formal, fotos con metadatos, acta notarial o parte policial.
Cuando la póliza lo exige, añada peritaje inicial.
La falta de cualquiera de estos suele motivar denegación.
El plazo práctico de notificación recomendable al asegurador es dentro de 7 días desde la detección del siniestro.
La Ley 50/1980 regula obligaciones del tomador y la comunicación del siniestro.
La evidencia mínima exigida suele ser fotos originales con EXIF, acta notarial o parte policial, inventario de bienes dañados, póliza y recibos.
Incluya peritaje si la aseguradora lo solicita.
Evidencia mínima exigida
Las aseguradoras suelen pedir parte de siniestro firmado, fotos con fecha EXIF, DNI/CIF del reclamante y certificado de titularidad.
Sin EXIF, muchas compañías rechazan la prueba fotográfica.
Plazos y formato del parte
El tomador presenta el parte por correo certificado y por la sede electrónica si la compañía la admite.
Mantener copia en PDF con metadatos y nombres de archivo con fecha ayuda a evitar rechazos.
A continuación un modelo de comunicación al seguro. Rellénelo y envíelo por el canal que figure en la póliza:
ASUNTO: Comunicación de siniestro por ocupación
A la atención del Departamento de Siniestros de [Nombre Aseguradora].
Tomador: [Nombre y NIF/CIF] Póliza nº: [Número Póliza] Dirección del inmueble: [Dirección completa] Fecha de detección: [Fecha]
Hechos: [Descripción breve y cronológica de la ocupación] Documentación adjunta: fotos con EXIF, acta notarial/parte policial, certificado de titularidad, certificado de deuda (si aplica), inventario de daños, peritaje inicial.
Solicito apertura de siniestro y asignación de perito.
Firmado: [Nombre y contacto]
Adjuntos: lista de ficheros
Paso 3: vía judicial y monitorio
Cuando la deuda es vencida y exigible, la comunidad o el propietario inicia un procedimiento monitorio aportando el certificado de deuda y facturas.
El monitorio es la vía rápida para reclamar cantidades sin oposición previa.
El demandado dispone de 20 días naturales para oponerse al monitorio desde la notificación.
Si no se opone, se puede solicitar ejecución.
Si existe usurpación u ocupación violenta, la vía penal (denuncia por usurpación, art. 245 del Código Penal) combina con medidas civiles para recuperar la posesión más rápido.
La denuncia penal persigue responsabilidad y acelera medidas cautelares.
Monitorio: requisitos y trámite
La parte presenta en el juzgado petición de monitorio con título que acredite la deuda, identificación y domicilio del demandado.
Si el juzgado admite, notifica al demandado para oponerse en 20 días.
Desahucio y medidas cautelares
Para recuperar la posesión cuando hay ocupación estable, el procedimiento ordinario o medidas cautelares pueden ser necesarias.
El procedimiento de desahucio exige pruebas de titularidad y de la pérdida de posesión.
Errores que arruinan la reclamación
No solicitar un certificado de liquidación formal y firmado por la comunidad antes de presentar la reclamación es un fallo común.
Eso debilita el monitorio y obliga a repetir trámites.
Presentar reclamación a la aseguradora sin parte formal o sin peritaje y fotos con metadatos provoca denegaciones por falta de prueba.
Las compañías rechazan pruebas que no acrediten fecha y autoría.
Confundir actuaciones civiles y penales lleva a perder tiempo.
El desalojo requiere orden judicial mientras la denuncia penal persigue responsabilidad por usurpación.
Fallos en la cámara y fotos
Enviar fotos editadas o comprimidas suele eliminar EXIF y disminuir su valor probatorio.
Guarde siempre el archivo original y exporte una copia en PDF con la cadena de custodia descrita.
Errores administrativos
No conservar comprobantes de envío, no registrar comunicaciones en la sede electrónica y no identificar el número de siniestro debilitan la reclamación.
Conserve siempre acuses y registros.
Una revisión rápida ayuda a evitar fallos comunes.
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Flujo de comprobación y envíos
- Fotos EXIF originales
- Acta notarial / parte policial
- Certificado de deuda
- Certificado registral y escrituras
- Parte a aseguradora
- Peritaje y presupuesto de reparación
Comparativa: reclamar a la comunidad
| Vía | Coste estimado | Plazo medio | Prueba mínima | Probabilidad práctica |
|---|---|---|---|---|
| Reclamación a comunidad | 0–400 € (gestión admin.; acta notarial opc.) | 2–8 semanas | Certificado de deuda firmado | Alta si el certificado es formal |
| Reclamación a aseguradora | 200–900 € (peritaje, gestiones) | 2 semanas–3 meses | Parte, fotos EXIF, acta/parte policial | Media; depende de póliza y pruebas |
| Vía judicial (monitorio/desahucio) | 400–2.500 € (procurador, abogado, tasas) | 1–6 meses según complejidad | Certificado, escrituras, notificaciones | Alta si la documentación es completa |
Peritajes, actas notariales y fallos típicos
El acta notarial aporta una constatación objetiva y fechada del estado del inmueble.
Esto reduce las dudas probatorias.
Los peritajes técnicos describen daños y valoran reparaciones.
Suelen ser exigidos por las aseguradoras.
La mayoría de guías afirma que "hacer fotos basta".
Lo que no mencionan es que las fotos sin EXIF o sin cadena de custodia son rechazadas.
El error concreto que se ve con frecuencia es enviar solo imágenes comprimidas por WhatsApp.
Costes orientativos:
- acta notarial 100–350 €
- peritaje 200–700 €
- honorarios iniciales de abogado 300–900 € según caso
Estos importes varían por provincia y alcance del informe.
Cuándo pedir acta notarial
Solicite acta notarial cuando quiera dejar constancia inmediata y oficial del estado del inmueble.
El notario describe y fecha los hechos.
Esto aumenta el peso probatorio ante aseguradoras y juzgados.
Contenido del peritaje
El informe técnico debe detallar daños, presupuesto de reparación y fotografías con referencias.
Incluya firma, fecha y experiencia del perito tasador.
El siguiente párrafo contiene la recomendación práctica más relevante: conviene notificar y documentar en las primeras 72 horas, abrir parte al seguro en 7 días y gestionar el certificado de deuda antes de presentar el monitorio. Esto funciona bien solo si se mantienen copias originales y registros de envío, y si la póliza no excluye expresamente ocupaciones; en ese caso, acuda a la vía judicial y administrativa.
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Flujos telemáticos y plantillas
El orden de envío telemático recomendado es: acta notarial/parte policial, notificación a la aseguradora, certificado de deuda, y luego demanda por sede electrónica del juzgado.
El orden preserva la cadena de custodia y evita impugnaciones.
Canales clave: sedes electrónicas de juzgados (LexNet o Sede Judicial), sede electrónica de la DGSFP y buzón de la compañía según póliza.
Para reclamaciones administrativas use la web de la DGSFP y su registro electrónico.
Ejemplo de correo para notificar a la comunidad y a la aseguradora. Copie y pegue y ajuste datos:
Asunto: Comunicación de ocupación y solicitud de apertura de siniestro
A la atención de [Presidente/Administrador / Aseguradora].
El/La abajo firmante comunica la ocupación detectada en [dirección].
Se adjuntan acta notarial, fotos con EXIF y copia de denuncia policial.
Solicito:
- Emisión de certificado de deuda
- Apertura de expediente de siniestro y asignación de perito
- Instrucciones para próximas actuaciones
Atentamente, [Nombre, NIF/CIF, contacto]
Procedimiento telemático y enlaces directos útiles:
- Para presentar documentación electrónica use las vías oficiales: para reclamaciones administrativas de seguros y reclamación DGSFP acceda a la sede de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (https://www.dgsfp.mineco.es/es/servicios/reclamaciones) y siga el formulario de reclamación electrónica con su DNI/NIF y documentación anexada.
- Para presentaciones judiciales utilice la Sede Electrónica del Poder Judicial (https://sede.poderjudicial.es) o el registro general de la Administración de Justicia.
- Tenga en cuenta que LexNet es la plataforma obligatoria para abogados y procuradores.
Los particulares pueden usar el registro telemático o presentar la documentación por comparecencia electrónica en la sede judicial. - Las aseguradoras de hogar suelen disponer de buzón electrónico y formularios en su área de clientes.
- Envíe el parte de siniestro por ese canal y conserve el acuse de recibo.
Siempre anote el número de expediente, fecha y medio de envío para futuras reclamaciones.
Para revisar el caso y confirmar qué documentos tiene prioridad, presente el certificado de deuda y el parte al seguro y solicite asesoría legal especializada antes de cualquier actuación adicional.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos mínimos exige una aseguradora?
El parte firmado, fotos originales con EXIF, DNI/CIF del reclamante y acta notarial o parte policial son los mínimos habituales. Algunos contratos piden además peritaje inicial y presupuestos.
¿Quién puede iniciar un monitorio por deudas de la comunidad?
La comunidad de propietarios o su representante legal (presidente o administrador) presenta el monitorio. El certificado de deuda firmado por ese representante funciona como título para reclamar.
¿Cuánto tarda la aseguradora en contestar tras la notificación?
La respuesta varía: suele oscilar entre 2 semanas y 3 meses según la complejidad. Notifique en 7 días para no incumplir obligaciones contractuales.
¿Cómo reclamar si la aseguradora deniega el siniestro?
Presente reclamación interna a la aseguradora, luego reclame en la DGSFP si no hay acuerdo, y prepare demanda judicial si procede. La DGSFP ofrece modelo de reclamación y registro electrónico.
¿Qué prueba acepta la policía en una intervención?
La policía acepta acta de ocupación, denuncia de la parte afectada, identificación de ocupantes y pruebas documentales. La intervención depende de criterios de seguridad pública y orden público.
¿Qué diferencia hay entre acta notarial y parte policial?
El acta notarial es una constatación privada y fehaciente del estado del inmueble; el parte policial registra hechos ante la autoridad. Ambos refuerzan la prueba y cumplen funciones distintas ante juzgados y aseguradoras.
Síntesis y recomendación práctica
Reúna en las primeras 72 horas acta notarial, fotos con metadatos y parte policial.
Solicite acto seguido el certificado de deuda firmado por presidente o administrador.
Abra el parte a la aseguradora en 7 días y, si reclama cantidades, presente monitorio con el certificado para obligar a una respuesta en 20 días.
Si la aseguradora deniega, use el procedimiento de reclamación de la DGSFP y prepare la demanda con pruebas originales.
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Jesús Barrios
Con más de 9 años de experiencia ayudando a comunidades y empresas a resolver situaciones de ocupación ilegal, este autor aporta un profundo conocimiento práctico y estrategias efectivas para proteger propiedades y recuperar espacios de manera segura. Cada artículo en Desokupaciones está diseñado para ofrecer soluciones claras, consejos aplicables y orientación confiable, con el objetivo de empoderar a los lectores y ayudarles a tomar decisiones seguras y rápidas frente a estas situaciones complejas.
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