Una ocupación puede multiplicar los costes de un inmueble en pocos días: abogado, procurador, cerrajero, alarma, limpieza, reparaciones y suministros. Pero pagar una factura con IVA no significa poder recuperarlo ni que el gasto reduzca la tributación del mismo modo.
Los aspectos fiscales: IVA, deducciones y gastos declarables exigen separar cada coste: el IVA solo es recuperable si el inmueble está afecto a una actividad con derecho a deducción, mientras que abogados, reparaciones, cerrajería o suministros pueden recibir otro tratamiento en IRPF o Sociedades.
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El IVA depende del uso real del inmueble
El IVA soportado deducible exige que el gasto sirva a una actividad sujeta y no exenta, por lo que no se puede tratar igual una vivienda propia, un alquiler residencial y un local comercial.
Vivienda propia y alquiler residencial
Una vivienda propia no genera actividad con derecho a deducir IVA, ni normalmente un arrendamiento de vivienda habitual. El IVA no recuperable se integra en el coste: si un abogado factura 1.000 euros más 210 de IVA por un alquiler residencial, el gasto a valorar en IRPF puede ser 1.210 euros.
Local, oficina y alquiler con servicios
Un local arrendado con IVA, una oficina o una actividad de alojamiento con servicios propios pueden permitir deducir el IVA vinculado. El titular debe estar dado de alta, emitir facturas cuando proceda y reflejar las cuotas en el modelo 303 ; por regla general, el derecho puede ejercerse dentro de los cuatro años siguientes al devengo.
En territorio peninsular y Baleares rige el IVA estatal. Canarias aplica IGIC, y Ceuta y Melilla aplican IPSI, por lo que el modelo 303 no sirve para esos impuestos indirectos.
Vivienda parcialmente afecta al despacho
Cuando una parte de la vivienda habitual se utiliza de forma efectiva y habitual como despacho, conviene separar IVA e IRPF. En IRPF, los autónomos pueden deducir los suministros de la vivienda aplicando, con carácter general, el 30 % sobre la proporción de metros cuadrados afectos a la actividad: si el despacho ocupa 20 m² de una vivienda de 100 m² y la luz anual asciende a 1.200 euros, el gasto deducible sería 72 euros (1.200 × 20 % × 30 %), salvo que se acredite un porcentaje superior.
La deducción de IVA es más restrictiva y exige probar la afectación a la actividad; no basta con trabajar ocasionalmente desde casa. Los gastos de recuperación y las reparaciones deben imputarse según su vinculación real al área profesional.
Gastos de recuperación: qué declarar y dónde
Abogados, procuradores, cerrajería, alarma, limpieza y daños pueden ser deducibles si son reales, pagados, vinculados al inmueble y declarados por quien los soporta. El gasto reduce renta o beneficio, mientras que el IVA deducible reduce el IVA a ingresar.
Coste IVA recuperable IRPF o Sociedades Prueba y ejemplo Abogado y procurador Sí, solo actividad con derecho Normalmente deducible Factura, pago y encargo para desalojo Cerrajero y limpieza Sí, según uso del inmueble Normalmente deducible Factura desglosada y fotos del daño Reforma que mejora el piso Sí, si existe derecho No de golpe, se amortiza Presupuesto con partidas y alta del activo Móvil o internet mixto Solo parte acreditada Solo parte acreditada Factura y uso profesional demostrable Comida o viaje personal No, salvo prueba estricta Normalmente no No basta una nota de restaurante
Factura completa y pago identificable
Una factura completa debe identificar emisor, destinatario, NIF, fecha, base, tipo de IVA y cuota. Acompáñala de pago bancario y documentación que conecte el servicio con la ocupación; un ticket o presupuesto suele ser insuficiente ante una comprobación.
Suministros, alarma y desocupación
La luz mínima para evitar daños, la alarma temporal, la limpieza y la cerrajería pueden guardar relación directa con la recuperación. Si una factura mezcla vigilancia, cerradura y reforma estética, separa las partidas: las primeras pueden ser gasto del periodo y la mejora puede requerir amortización.
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Nuestra recomendación
Un kit de cerrajería no sustituye a un profesional habilitado ni justifica abrir una vivienda. Para quien gestione inmuebles, puede servir solo para revisar herramientas y vocabulario al pedir una factura detallada al cerrajero.
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Un ordenador destinado al trabajo, una suscripción a software de gestión, una cuota de coworking o un curso directamente relacionado con la actividad pueden ser gastos deducibles en IRPF o en Sociedades si existe factura completa, registro contable y vinculación profesional demostrable. Un ordenador de 1.500 euros no siempre se deduce íntegramente el primer año: cuando tiene la consideración de inmovilizado, se deduce mediante amortización conforme a las reglas aplicables. En cambio, una cuota mensual de coworking de 250 euros o una licencia anual de facturación utilizada en la actividad suelen ser gasto corriente.
Si el ordenador o una suscripción se usan también de forma privada, debe aplicarse un criterio de afectación prudente y documentado; para la deducción de IVA, la cuota solo alcanza la parte con derecho a deducción.
IRPF y sociedades: reparación no es mejora
Una reparación y conservación devuelve el inmueble a su estado útil y suele deducirse en el periodo, mientras que una mejora aumenta capacidad, calidad o vida útil y normalmente se amortiza.
Obras que se deducen o se amortizan
Pintar desperfectos, reponer un bombín forzado o reparar una tubería rota suelen ser gastos del año. Ampliar un baño, redistribuir tabiques o instalar elementos que elevan de forma estable el valor del inmueble suele ser inversión amortizable; pide facturas con partidas separadas cuando la obra sea mixta.
Gastos mixtos y gastos previos al alta
Coche, móvil, internet, viajes y comidas solo son deducibles en la parte acreditada y vinculada de forma directa a la actividad. Los gastos previos al alta pueden permitir deducir IVA si prueban una intención real de iniciar una actividad sujeta mediante contratos, anuncios, licencias o inversiones preparatorias.
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Evita estos errores al declarar costes de ocupación
La declaración segura exige asignar cada factura al titular, impuesto, periodo y uso correctos, con registro documental suficiente para sostener el gasto y, cuando proceda, la cuota de IVA.
Rectificar el modelo 303 a tiempo
Un IVA omitido no se corrige cambiando la fecha de la factura. Si el derecho sigue vivo dentro de los cuatro años, revisa si procede incluirlo en una autoliquidación posterior o presentar rectificación; el modelo 390 no sustituye al modelo 303.
Documentos para una comprobación
Ordena el expediente por inmueble y fecha para que un tercero pueda entender el origen, pago y finalidad de cada coste.
Factura completa emitida a nombre de quien declara el gasto. Extracto, transferencia o recibo que pruebe el pago efectivo. Denuncia, acta, comunicaciones, fotos o informe pericial que vincule el coste al incidente. Contrato de alquiler, alta censal o prueba del uso sujeto a IVA cuando se deduzca la cuota. Registro contable o libro de facturas recibidas y copia del modelo presentado. Este enfoque de IVA no aplica de forma automática a una vivienda propia ni a un alquiler residencial exento. Tampoco basta una factura si falta actividad económica, pago, vinculación demostrable o titularidad correcta. En comunidades, herencias, copropiedades y sociedades, identifica primero quién soportó el coste y quién debe declararlo.
Resuelve tus dudas
¿Qué IVA puedo deducir tras una ocupación?
Puedes deducir el IVA de gastos ligados a una actividad sujeta y no exenta, como un local alquilado con IVA. En una vivienda propia o alquiler residencial, normalmente no puedes recuperarlo.
¿Puedo deducir el IVA del abogado?
Sí, si la defensa jurídica sirve a una actividad con derecho a deducción y existe factura completa. En alquiler residencial exento, el IVA suele ser mayor coste.
¿Cuánto tiempo tengo para deducir una factura?
El plazo general para ejercer la deducción del IVA es de cuatro años desde el devengo. La factura debe cumplir los requisitos y registrarse correctamente.
¿La cerrajería es una reparación deducible?
Normalmente sí si repone una cerradura dañada o permite recuperar el uso. Si incorpora una mejora amplia de seguridad, separa reparación e inversión amortizable.
¿Puedo deducir el coche para visitar el piso?
No basta con visitar el inmueble para deducir un coche particular. Hacienda puede exigir pruebas del uso profesional real, incluso cuando opere la presunción de IVA del 50%.
¿Las comidas y viajes son gasto deducible?
Solo cuando existe relación directa con la actividad, pago acreditado y justificación profesional suficiente. Una comida personal durante una visita no suele ser deducible.
¿Qué pasa si la factura está a nombre de otro?
Quien figure como destinatario y soporte realmente el gasto tiene mejor prueba para deducirlo. En copropiedad, documenta antes el reparto correspondiente.
¿Dónde declaro el IVA y el gasto?
El IVA recuperable se registra en el libro de facturas recibidas y, cuando procede, en el modelo 303. El gasto se declara por separado en IRPF o Sociedades.
Ordena las facturas antes de presentar impuestos
Clasifica cada factura como gasto sin IVA recuperable, gasto con IVA recuperable o mejora amortizable, y comprueba titular, pago, fecha y uso del inmueble antes de declarar.
Consulta los criterios de la Agencia Tributaria y revisa con un asesor los supuestos de obras, copropiedad o actividad mixta. Un expediente ordenado facilita defender el tratamiento fiscal y reclamar los daños.