¿Está la propiedad en riesgo por una ocupación y no se sabe qué pruebas son imprescindibles para ganar en juicio? Muchos propietarios y comunidades quedan paralizados por la incertidumbre: qué documentar, cómo conservar las pruebas y cuánto cuesta llevarlo al juzgado.
Preparar la documentación correcta desde el primer minuto aumenta drásticamente las opciones de recuperar un inmueble. Esta checklist práctica muestra qué pruebas físicas y digitales son imprescindibles, cómo acreditar titularidad, cómo levantar un acta de constatación válida, cómo preservar la cadena de custodia y qué esperar en plazos y costes. Incluye modelos, ejemplos y alternativas (mediación, vía civil o penal) adaptados a comunidades, empresas, particulares e inversores.
Resumen ejecutivo: cómo documentar una ocupación para juicio: checklist práctica en 60 segundos
Reunir prueba de titularidad : escritura, nota simple registral o contrato y certificado catastral; sin esto no hay caso claro . Acta de constatación presencial : fecha, hora, descripción, testigos y firma de fedatario o profesional autorizado; es la prueba clave para juicios rápidos. Pruebas fotográficas y vídeo con metadatos : fotos en bruto (RAW o JPEG) y vídeo con geolocalización y timestamp; guardar originales y evitar editar. Cadena de custodia y custodia digital : registro de quién accede a las pruebas y cómo se conservan; sin cadena puede invalidarse la prueba . Elegir vía correcta : penal (usurpación/allanamiento) si hay resistencia violenta, civil si es ocupación por impago/contrato; documentar la estrategia antes de actuar .
Quién puede documentar una ocupación y requisitos
Quiénes están legitimados para recabar pruebas
Propietarios individuales : pueden recoger pruebas y presentar demanda. Debe acreditarse la titularidad. Comunidades de propietarios : la junta puede actuar colectivamente; es recomendable acuerdo de la junta y acta que autorice al presidente o administrador para actuar. Personas jurídicas y empresas : la sociedad debe acreditar representación y titularidad. Documentación societaria actualizada es imprescindible (poderes, escritura social). Agentes externos autorizados : abogados, procuradores, empresas de seguridad o peritos forenses pueden documentar, pero la prueba debe estar firmada y/o certificada por quien la levanta.
Fiabilidad : fecha y hora verificable; preferible actuación con fedatario (policía judicial, notario en determinados casos) o con perito acreditado. Integridad : mantener originales; no alterar ni editar fotografías o archivos digitales. Cadena de custodia : registro documentado de acceso y custodia. Legitimación : identidad y representación del actor (DNI, NIF, poderes) para que el juzgado acepte la acción.
Checklist práctico: pruebas físicas y documentales imprescindibles
Lista maestra de pruebas (descargable y verificable)
Escritura de propiedad o contrato de alquiler/arrendamiento.
Nota simple registral actualizada (menos de 30 días).
Certificado catastral y recibos de IBI/servicios (últimos 12 meses).
DNI/NIF y, si procede, poderes notariales o acuerdo de junta.
Contratos de alquiler, recibos, comunicaciones previas al ocupante.
Acta de constatación (modelo rellenado) con firmas y testigos.
Fotografías y vídeos con metadatos y original sin compresión.
Testimonios escritos y firmados por testigos presenciales (modelo de declaración).
Grabaciones de audio si están permitidas (respetando la normativa sobre protección de datos y consentimiento, y uso en juicio según caso).
Registro de comunicaciones (buzón, burofax, emails) y respuesta policial si existió.
Checklist rápido por tipo de inmueble
Tipo de inmueble
Prueba documental prioritaria
Observaciones prácticas
Vivienda habitual
Escritura, certificado empadronamiento
Priorizar constatar ausencia de permiso del ocupante y afectación a familia residente
Vivienda en alquiler
Contrato de arrendamiento, recibos de alquiler
Identificar relación arrendaticia previa y posibles subarrendamientos
Local comercial
Licencia de actividad, contrato de alquiler
Obtener facturas de suministros y control domiciliario
Vivienda turística
Registro turístico, contratos con plataformas
Mostrar explotación económica y perjuicio reputacional
Cómo tomar fotografías y vídeos correctamente
Usar cámara con opción de metadata o app que incluya timestamp y geolocalización.
Tomar vistas generales y detalles: entrada, cerraduras, bienes en el interior, ventanas, placas identificativas.
No borrar originales; exportar copia en formato sin compresión y guardar hash (SHA-256) del archivo.
Guardar copia en almacenamiento externo y en cloud con historial (ej. Google Drive, Dropbox) y conservar registro de subida.
Cómo acreditar titularidad y situación registral del inmueble
Documentos imprescindibles para acreditar titularidad
Escritura pública de compraventa o donación : primer documento probatorio. Nota simple registral : extraída del Registro de la Propiedad (fecha recomendada: <30 días). IBI y recibos de suministros : refuerzan la posesión y el uso efectivo del inmueble. Certificado catastral y coordenadas : útil cuando la descripción registral es ambigua.
En situaciones con herencias o sociedades, añadir certificado de defunción, inscripción registral o escrituras de constitución y poderes vigentes.
Cómo obtener y presentar la nota simple registral
Solicitarla en el Registro de la Propiedad competente o por sede electrónica (pago).
Incluirla en demanda con sello temporal o PDF con sello de expedición.
Si la titularidad está en una sociedad, añadir escritura y poderes que acrediten al representante legal.
Acta de constatación, fotos y cadena de custodia
Qué debe contener un acta de constatación válida
Fecha, hora y lugar precisos.
Nombre completo y DNI de quien levanta el acta (abogado, procurador, perito o autoridad).
Relación detallada de hechos constatados (entrada, estado, bienes, daños).
Identificación de ocupantes si es posible (nombres, descripciones).
Firma de quien la levanta y de testigos, y, si procede, sello profesional.
Relación de anexos (fotos, vídeos, documentos) con su identificación.
Modelos y ejemplo práctico (resumen)
Acta: encabezado con identificación del inmueble → exposición de hechos cronológica → relación de pruebas (archivos nombrados y con hash) → firma y testigos.
Declaración de testigo: nombre, DNI, relación con el inmueble (vecino, conserje), declaración fechada y firmada.
Cadena de custodia: pasos concretos
Registrar la toma de prueba: nombre del operario, fecha/hora, dispositivo usado.
Generar hash del archivo y anotarlo en el acta.
Transferir a almacenamiento seguro y generar registro de acceso.
Limitar accesos y conservar copias impresas selladas.
Incluir declaración de custodia en el expediente judicial.
proceso de documentación
Proceso de documentación esencial
1️⃣
Verificar titularidad
2️⃣
Acta de constatación y testigos
3️⃣
Fotos, vídeo y metadatos
4️⃣
Cadena de custodia y hash
5️⃣
Presentación judicial o mediación
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Costes, plazos y riesgos de llevarlo a juicio
Estimador práctico de costes (orientativo)
Honorarios abogado : 700€–2.500€ según complejidad y urgencia.Procurador : 200€–600€ (si el procedimiento lo exige).Peritajes y acta de constatación : 150€–800€ por servicio (fotográfico, forense digital o perito inmobiliario).Gastos registrales y notaría : 50€–200€.Medidas cautelares (si aplican) : costes variables según actuación policial o cerrajería para recuperar el inmueble.
Tabla comparativa de tiempos y probabilidad estimada de éxito
Vía
Plazo medio (desde demanda)
Probabilidad estimada de recuperar inmueble
Riesgos principales
Penal (allanamiento/ usurpación)
1–4 semanas (intervención policía judicial)
Alta si hay flagrancia o violencia
Necesaria denuncia, posible dilación por instrucción
Civil (desahucio por precario)
2–6 meses
Media-alta si la documentación es sólida
Plazos más largos, coste judicial y pruebas exigentes
Procedimiento express (Ley 1/20xx variantes)
2–8 semanas
Variable según juez
Requisitos estrictos de prueba
Valores orientativos; cada caso es distinto.
Riesgos procesales y probatorios
Pruebas invalidables : fotos manipuladas, falta de cadena de custodia, grabaciones ilegales. Respuesta policial insuficiente : la actuación de las fuerzas de seguridad depende de si existe delito flagrante. Debe consignarse en acta y en la denuncia. Costes acumulados : si la ocupación se alarga, aumentan costes de peritaje y posibles obras de reparación.
Cuándo elegirla : ocupaciones por conflictos vecinales, familias en situación vulnerable o cuando hay posibilidad de acuerdo (plazo, alquiler social). Ventajas : menor coste, tiempo reducido y menor tensión. Desventajas : no siempre recupera la posesión inmediata y no sustituye prueba judicial si hay incumplimiento.
Procedimiento civil (acción de desahucio/recuperación de la posesión)
Basado en la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC). Requiere documentación probatoria sólida : títulos, acta de constatación y testigos.
Recomendado cuando la ocupación no constituye delito claro o cuando interesa reclamar daños y perjuicios.
Vía penal (allanamiento de morada/usurpación)
Aplicable cuando concurre conducta delictiva (entrada violenta, barricadas, violencia o resistencia). Artículos relevantes del Código Penal: allanamiento de morada (art. 202) y usurpación (art. 245). Consultar texto oficial: Código Penal (BOE) .
Ventajas: posibilidad de intervención policial más rápida y medidas cautelares.
Inconvenientes: depende de la valoración policial y del fiscal; puede no ser procedente si la ocupación se interpreta como conflicto civil.
Recomendaciones prácticas según perfil del lector
Comunidades : acordar en junta autorización para actuar, designar representante y documentar daños comunitarios (actas, presupuestos). Empresas y sociedades : presentar poderes y estatutos actualizados; valorar impacto reputacional y fiscal. Particulares : priorizar la acreditación de vivienda habitual (empadronamiento) y pruebas de convivencia. Inversores : calcular ROI neto con probabilidad de recuperación; valorar seguro y medidas preventivas (cerramientos, alarma, gestor local).
Lo que dice la ley y enlaces útiles
Dudas rápidas sobre cómo documentar una ocupación para juicio: checklist práctica
Cómo se inicia la documentación si se detecta la ocupación?
La documentación se inicia con actuaciones inmediatas : realizar fotos y vídeo con timestamp, recabar datos de testigos y solicitar nota simple registral. Registrar fecha y hora en todos los pasos para mantener coherencia.
Por qué es importante la nota simple registral actualizada?
La nota simple acredita titularidad y cargas; sin ella el juez necesita más pruebas . Solicitarla con fecha reciente (menos de 30 días).
Qué pasa si no hay testigos presenciales?
La ausencia de testigos complica, pero la prueba documental y pericial (acta, fotos, vídeos con metadatos) puede suplirla si la cadena de custodia está bien documentada.
Cómo conservar las fotos y vídeos para que no se impugnen?
Conservar originales en un soporte externo, generar hash (SHA-256) y anotar en el acta; limitar ediciones y mantener copia sellada. Subir a nube con historial y conservar registros de acceso.
Cuál es la diferencia entre desalojo penal y procedimiento civil?
El penal persigue conductas delictivas (allanamiento/usurpación) y puede permitir intervención policial rápida; el civil busca la recuperación de la posesión por vía jurisdiccional y reparación económica. La elección depende de la naturaleza de la ocupación y de las pruebas.
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Conclusión y hoja de ruta
Documentar correctamente una ocupación marca la diferencia entre recuperar el inmueble en semanas o arrastrar un proceso durante meses. La clave es reunir desde el primer momento titularidad registral, acta de constatación robusta, pruebas digitales con metadatos y una cadena de custodia inmaculada .
Solicitar y descargar la nota simple registral del inmueble (puede solicitarse online en el Registro de la Propiedad).
Tomar fotografías y un vídeo corto del exterior y accesos (timestamp activo) y anotar hora y lugar.
Localizar y apuntar los datos de al menos dos testigos (nombre, teléfono) y enviar un burofax o email registrable informando de la situación.
Se recomienda contactar con un abogado especializado en desokupaciones para validar la documentación y decidir la vía más eficaz según el caso.
